Gestion d’archives
Pourquoi une entreprise doit s’en occuper ?
Obligations, optimisations et règles simple.
Les archives d’une entreprise représentent sa mémoire. Régie par la loi qui impose des durées de conservation précises par type de document, leur gestion peut s’affiner en fonction des secteurs d’activité et parfois, des spécificités métiers.
Une entreprise qui met en place une politique de gestion d’archives appréhende plus efficacement les enjeux et la valeur de ses documents. En revanche, une entité qui n’intègre pas à sa stratégie la gestion d’archives risque fort de confondre stockage et archivage.
Ainsi, les besoins en termes d’archivage d’une entreprise doivent être définis en amont, auxquels s’ajouteront un certain nombre d’outils de gestion tels qu’une politique d’archivage électronique, un référentiel de conservation, un plan de classement, etc.
Etablir un plan de classement permet, par exemple, de connaître précisément les types de documents produits par une organisation et d’y rattacher les règles d’indexation et les durées de conservation.
Une bonne gestion d’archives implique également de définir le niveau de criticité des documents et le taux de consultation des archives afin d’adapter le mode de gestion et de conservation.
La gestion d’archives nécessite une implication de tous les collaborateurs afin de faciliter l’accès aux archives et de permettre à l’entreprise de maîtriser ses risques. Découvrez aussi des solutions de dématérialisation des documents.
